Imaging Specialist

Imaging Specialist

IMAGING SPECIALIST JOB DESCRIPTION

WHY WORK AT ACCESS?

Access is the largest, privately-held records and information management (RIM) services provider in the United States.  We operate in 59 Markets and 33 states in the United States, Brazil, Latin American, and the Caribbean.  We are a trusted provider to clients spanning multiple industries, in that we store the most critical documents for some of the largest companies in the country.   The Access vision is about creating value for our clients, team members, and community, through the effective delivery of records and information management (RIM) services.   Our team members embrace this vision and live it out every day, by working in enthusiastic ways that provide the VERY BEST service to our clients.   All of our team members are committed to do their very best and are empowered to do the right thing.   Find out more at www.AccessCorp.com

JOB SUMMARY

As an Imaging Specialist for Access, you will be a key part of our fast-growing company in delivering the very best customer experience to our clients. The Imaging Specialist is primarily responsible for Digitization procedures such as: preparation, scanning, indexing, quality control and document assembly, this according to customer requirements.

PRIMARY FUNCTIONS

•            Responsible for all digitization processes such as: document preparation (removal of fasteners such as staples, clicks, rubber bands, among others) image scanning (according to parameters requested by the client), document indexing, quality control of the processed , and assembly of documents according to the specific requests of the client according to the project.

•            Using the company's own software as well as third-party software for the proper digitization processes.

•            Follow production procedures and completing internal documentation & tracking.

•            Adhere to Imaging Center guidelines of maintaining clean work environment.

•            Perform Quality Checks on all documents scanned and prepped records to ensure accuracy and correct any quality issues as needed.

•            Detect image errors and determine / document the cause of errors detected during QC.

•            Use the keyboard to manually enter data for the required fields for validation and / or verification.

•            Reassemble the documents to their original condition as necessary.

•            Prepare the product for delivery and ensure that all documentation to be processed is complete.

•            Maintain and ensure optimal performance of scanning hardware and software and assigned equipment to troubleshoot as necessary. In case of determining a major problem, report it to your immediate manager.

•            Assist in the training of new imaging specialists.

•            Comply with daily maintenance and security controls for all equipment.

•            Utilize pallet jacks and carts as necessary.

OTHER RESPONSIBILITIES

•            Comply with all company policies and procedures.

•            Advise the appropriate manager of any issues requiring immediate attention, including but not limited to employee relations issues or safety issues.

•            Participate in safety and security drills and advise the appropriate manager of any violations.

•            Know and understand defined role in the Company Disaster Recovery Plan.

•            Ensure all accidents and injuries are reported immediately to your supervisor.

•            Travel between facilities when necessary.

•            Work Overtime as necessary.

•            Other duties as assigned by Operations Manager.

EDUCATION AND YEARS OF EXPERIENCE

No - Negociable: 

•            High School Diploma or equivalent required. 

Deseable:

•            1-year related experience in team-focused environment, preferably in a service industry.

•            Experience in digitizing information and indexing

•            Knowledge of image capture software.

•            Basic knowledge of excel.

CERTIFICATIONS, LICENSES, CREDENTIALS

•            None

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES

•            Strong communication skills.

•            Must possess basic PC computer skills.

•            Must be able to communicate effectively with coworkers and manager.

•            The ability to remove staples, sort, file and box records.

•            Must be able to maintain record order and sequence.

•            Must be able to understand the importance of detail and accuracy.

•            Ability to work at a sustained pace to meet production rates while producing quality work.

•            Must be acceptable of change and long durations of project assignments.

•            Demonstrate understanding for the importance and value of customers.

•            Must be able to work independently with minimal supervision.

•            Ability to work collaboratively in a team environment.

PHYSICAL REQUIREMENTS (lifting, etc.)

•            Routine lifting of 20–60 lbs.

•            Routine scanning of materials.

•            Overhead reaching.

•            Bending and stretching.

•            Sit and Stand for long periods in the day.

•            Routine pushing and pulling boxes and pallet jacks.

•            Able to operate pallet jacks.

•            Primary working conditions are typical for an indoor/office environment.

Todos los solicitantes calificados recibirán consideración para el empleo. EEO/AA/Minorities/Females/Disabled/Vets

DESCRIPCION DEL PUESTO DIGITALIZADOR

POR QUÉ TRABAJAR EN ACCESS?

Access es el mayor proveedor de servicios de administración de información y registros (RIM) de propiedad privada en los Estados Unidos. Operamos en 59 mercados y 33 estados en Estados Unidos, en Brasil, América Latina y el Caribe. Somos un proveedor confiable para clientes que abarcan múltiples industrias, ya que almacenamos los documentos más importantes para algunas de las empresas más grandes del país. La visión de Access trata de crear valor para nuestros clientes, miembros del equipo y la comunidad, a través de la entrega efectiva de servicios de administración de registros e información (RIM). Los miembros de nuestro equipo adoptan esta visión y la viven todos los días, trabajando de manera entusiasta para brindar el MEJOR servicio a nuestros clientes. Todos los miembros de nuestro equipo están comprometidos a hacer lo mejor y están capacitados para hacer lo correcto. Obtenga más información en www.AccessCorp.com

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Como especialista en imágenes para Access, será una parte clave de nuestra empresa de rápido crecimiento para brindar la mejor experiencia de cliente a nuestros clientes. El especialista en imágenes es el principal responsable de realizar los procedimientos de digitalización tales como: preparación, escaneo, indexación, control de calidad y ensamblado de documentos, esto según requerimientos del cliente.

FUNCIONES PRINCIPALES

•            Responsable de Todos los procesos de digitalización tales como: preparación de documentos (eliminación de sujetadores como grapas, clic, ligas, entre otros) escaneo de imágenes (según parámetros solicitados por el cliente), indexación de documentos, control de calidad de lo procesado, y armado de documentos de acuerdo con las solicitudes específicas del cliente según el proyecto.

•            Utilizando softwares propios de la compañía como de terceros para los debidos procesos de digitalización.

•            Seguir los procedimientos de producción y completar los documentos para seguimiento interno.

•            Cumplir con las pautas del Imaging Center de mantener un ambiente de trabajo limpio.

•            Realizar controles de calidad de los procesos realizados para garantizar la precisión y corregir cualquier problema de calidad según sea necesario.

•            Detectar errores de imagen y determinar / documentar la causa de los errores detectados durante el control de calidad.

•            Utilice el teclado para realizar la entrada manual de datos de los campos obligatorios para la validación y / o verificación.

•            Vuelva a ensamblar los documentos a su estado original según sea necesario.

•            Prepare el producto para la entrega y asegúrese de que toda la documentación por procesar esté completa.

•            Mantener y garantizar un rendimiento óptimo del hardware y software de escaneo y equipo asignado para solucionar errores según sea necesario. En caso de determinar un problema mayor, comunicarlo a su jefatura inmediata.

•            Ayudar en la formación de nuevos especialistas en imágenes.

•            Cumplir con el mantenimiento diario y los controles de seguridad de todos los equipos.

•            Utilice carretillas según sea necesario.

OTRAS RESPONSABILIDADES

•            Cumplir con todas las políticas y procedimientos de la empresa.

•            Informar al jefe inmediato correspondiente sobre cualquier problema que requiera atención inmediata, incluidos, entre otros, problemas de relaciones con los empleados o problemas de seguridad.

•            Participe en simulacros de protección y seguridad y notifique al gerente correspondiente sobre cualquier infracción.

•            Conocer y comprender el rol definido en el Plan de Recuperación de Desastres de la Compañía.

•            Asegúrese de que todos los accidentes y lesiones se informen inmediatamente a su supervisor.

•            Viajar entre instalaciones cuando sea necesaria.

•            Trabajar horas extras según sea necesario y con previo aviso por parte de su jefe inmediato.

•            Otras tareas asignadas por el supervisor.

EDUCACIÓN Y AÑOS DE EXPERIENCIA

No - Negociable:

• Bachiller en educación media.

Deseable:

•            Capacidad para trabajar en colaboración en un ambiente de equipo.

•            Experiencia minina 1 año es puestos similares

•            Conocimiento en software de captura de imágenes.

•            Conocimiento básico de excel.

CERTIFICACIONES, LICENCIAS, CREDENCIALES

• Ninguna

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

•            Fuertes habilidades de comunicación.

•            Debe poseer conocimientos básicos de informática en PC.

•            Debe poder comunicarse de manera efectiva con los compañeros de trabajo y su jefatura inmediata.

•            La capacidad de quitar grapas, clasificar, archivar y empaquetar registros.

•            Debe poder mantener el orden y la secuencia de los registros.

•            Debe poder comprender la importancia de los detalles y la precisión.

•            Capacidad para trabajar a un ritmo sostenido para cumplir con las tasas de producción mientras se produce un trabajo de calidad.

•            Debe ser aceptable para el cambio y la larga duración de las asignaciones del proyecto.

•            Demostrar comprensión de la importancia y el valor de los clientes.

•            Debe poder trabajar de forma independiente con una supervisión mínima.

•            Capacidad para trabajar de forma colaborativa en un entorno de equipo.

REQUERIMIENTOS FÍSICOS (levantamientos, etc.)

•            Levantamiento de rutina de 20 a 60 libras.

•            Escaneo de rutina de materiales.

•            Alcance por encima de la cabeza.

•            Flexión y estiramiento.

•            Siéntese y párese durante largos períodos del día.

•            Empujar y tirar de forma rutinaria cajas y transpaletas.

•            Capaz de operar transpaletas.

•            Las condiciones de trabajo primarias son típicas de un entorno interior / de oficina.

Las condiciones de trabajo primarias son típicas de un entorno interior / de oficina.

Todos los solicitantes calificados recibirán consideración para el empleo. EEO/AA/Minorities/Females/Disabled/Vets