Consular Assistant
High Commission of Canada
- Port-of-Spain
- See description
- Not disclosed
- Updated 16/11/2021
- Human Resources
Consular Assistant
Consular Assistant
AMRIS Reference No: 4706
Contract Term: Indeterminate – Initial Appointment
Term Details: This position is an LES (Locally Engaged Staff) position, subject to the Terms and Conditions of Employment for LES in Trinidad and Tobago
Mission: High Commission of Canada in Port of Spain, Trinidad and Tobago
Number of Vacancies: 1
Schedule: Full Time
Job Category: International Development
Level: Administrative
Classification: LE-A2
Salary: 167,658.00 TT plus benefits
Location: Port of Spain, Trinidad and Tobago
Close date: 19/11/2021 11:59PM UTC / GMT
Language(s) of the interview: English
Summary of Duties
Under the general supervision of the Management Consular Officer and Consular Officer, the incumbent processes passport and citizenship applications and provides consular support services and requested information to Canadian citizens abroad; provides administrative assistance to Mission management in support of consular program delivery at the Mission; provides financial and accounting services in support of the consular program; and ensures that all information, advice, and assistance provided to Canadian citizens abroad is provided in a manner compliant with the policies and procedures of the Government of Canada and Department of Foreign Affairs, Trade and Development.
Area of Selection
This selection process is open to internal and external applicants who are legal residents or citizens of Trinidad and Tobago, who meet all of the essential requirements stated below, and whose applications are received by the closing date. Please note that the High Commission of Canada in Port of Spain, Trinidad and Tobago does not sponsor work authorizations directly or indirectly.
The Government of Canada is an equal opportunities employer and welcomes applications from diverse sections of the community. Candidates will be considered on merit regardless of ethnic origin, religious belief, gender, age, sexual orientation, disability or any other irrelevant factor.
This selection process is open to internal and external applicants who are legal residents or citizens of Trinidad and Tobago, who meet all of the essential requirements stated below, and whose applications are received by the closing date. Please note that the High Commission of Canada in Port of Spain, Trinidad and Tobago does not sponsor work authorizations directly or indirectly.
The Government of Canada is an equal opportunities employer and welcomes applications from diverse sections of the community. Candidates will be considered on merit regardless of ethnic origin, religious belief, gender, age, sexual orientation, disability or any other irrelevant factor.
Essential Qualifications
Candidates will initially be screened against the Essential Qualifications relating to education, experience and language. Candidates must clearly demonstrate in their cover letter and CV how they meet each of these essential qualifications.
Education
Degree from a recognized university, OR an acceptable equivalent through the combination of education and work experience.
Language
Fluent in English (Oral and written)
Experience
- Extensive experience with data entry.
- Experience in a position providing face-to face client service.
- Experience in dealing with difficult clients.
Rated Requirements
The Rated Requirements relating to knowledge, abilities and competencies will also be assessed. Methods of assessment may include, but are not limited to, a written examination, an oral in-person, remote or recorded interview, a role-play, practical tests, a presentation and/or psychometric assessment.
Knowledge
- General knowledge of Canada;
- Knowledge and understanding of Consular services;
- Knowledge of processes and methods to validate the authenticity of documents pertaining to birth, nationality and citizenship;
- Knowledge of general office procedures and practices.
Abilities/Competencies
- Ability to write effective business correspondence in English using Microsoft Outlook and Microsoft Office;
- Proficiency in Computing Skills i.e. MS Office
- Ability and willingness to work overtime on short notice as required;
- Ability to travel domestically and internationally as required.
Personal Suitability
- Adaptability and Flexibility – Adapts tactics
- Client Focus – Takes personal responsibility for correcting client problems
- Effective Interactive Communication – Adapts language to the audience
- Focus on Quality and Details – Checks own work
- Self-Control – Manages difficult situations effectively
- Teamwork and Cooperation – Expresses positive attitudes and expectations of team or team members
Asset Qualifications
- Ability to read, write and communicate in conversational French
Operational Requirements
• Must be able to work overtime on short notice on occasion;
• Must be available for occasional duties outside normal working hours (i.e., evenings and weekends);
• Hours of work: Normal hours of work for this position are in accordance with Locally-Engaged Staff regulations of 37.5 hours per week. The successful candidate must be willing to work evenings and overtime as required.
• Travel: This position may require occasional travel throughout Trinidad and Tobago
Conditions of Employment
• All new hires on or after the effective date of October 6, 2021 are required to be fully vaccinated against COVID-19 as a condition of employment and to attest that they are fully vaccinated against COVID-19 prior to their starting date unless accommodation measures are granted.
• Eligibility for a Government of Canada Reliability Status which includes a criminal and credit background check.
Important Notes
How to apply:
- Applications will only be considered when received through our Job Opportunities Portal (http://www.wfca-tpce.com/vacancyView.php?requirementId=4706)
- Candidates are required to upload a CV and cover letter in English or French.
- Applications which do not include the requested documents or information will be rejected.
- Any additional information must be included as part of these two attachments.
- Candidates who are unable to submit their application due to technical difficulties must report these to LES-E-Recruitment-WSHDC @ international.gc.ca prior to the closing date. Failure to so will result in the application being rejected.
Important Notes:
- Please do not use a tablet or cell phone to submit your application, as mobile browsers are not supported by our portal. Candidates should only apply using a laptop or desktop computer.
- Only applications submitted in one of the official languages of Canada will be accepted (English or French).
- Communication for this process will be sent via email. It is the responsibility of the candidates to ensure accurate contact information is provided and updated as required.
- Candidates must provide an email address that accepts email from unknown users and regularly check their email, including spam folder.
- The Government of Canada does not reimburse any travel costs to and from interviews/exams nor does it reimburse any relocation costs.
- The results of this recruitment process may also be used to establish an eligibility list of qualified candidates for similar openings at the missions. This list might arise in the 12 months following the completion of this recruitment process.
- Candidates requiring any special assistance in attending exams or interviews are requested to inform us.
- Later in the process, reference checks will be sought for candidates who succeeded all of the assessments.
- Our organization offers an inclusive workplace where respect, teamwork, and collaboration are part of our culture. Canada’s missions abroad are committed to promoting and supporting an environment free from harassment and discrimination, as well as encouraging and supporting employees with accommodation needs.
Adjoint consulaire
Numéro de référence AMRIS : 4706
Période du contrat : Indéterminé – Nomination initiale
Détails du contrat : Ce poste est un poste d’ERP (employé(e)s recrutés sur place), assujetti aux conditions d’emploi des ERP en vigueur en Trinité-et-Tobago
Mission : Haut-commissariat du Canada à Port of Spain, Trinité-et-Tobago
Nombre de postes disponibles : 1
Horaire : Temps plein
Catégorie du poste : Développement international
Niveau : Administratif
Classification: LE-A2
Salaire : 167 658,00 TT en plus des avantages sociaux
Lieu : Port of Spain, Trinité-et-Tobago
Date de clôture : 19-11-2021 23:59 UTC / GMT
Langue(s) de l’entrevue : Anglais
Résumé des fonctions
Sous la supervision générale de l'agent consulaire de gestion et de l'agent consulaire, le titulaire traite les demandes de passeport et de citoyenneté et fournit des services de soutien consulaire et les renseignements demandés aux citoyens canadiens à l'étranger; fournit une assistance administrative à la direction de la mission à l'appui de la prestation du programme consulaire à la mission; fournit des services financiers et comptables à l'appui du programme consulaire; et veille à ce que tous les renseignements, conseils et aides fournis aux citoyens canadiens à l'étranger soient fournis d'une manière conforme aux politiques et procédures du gouvernement du Canada et du ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement.
Zone de sélection/d'admissibilité
Ce processus de sélection est ouvert aux candidatures internes et externes pour les personnes qui sont résidents et résidentes légaux ou ayant la citoyenneté du/de(s) Trinité-et-Tobago, qui répondent à toutes les exigences essentielles énoncées ci-dessous, et dont les demandes ont été reçues au plus tard à la date de clôture. Veuillez noter que High Commission of Canada in Port of Spain, Trinidad and Tobago ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.
Le gouvernement du Canada est un employeur qui respecte l'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. La retenue des candidats se basera sur le mérite, quel que soit leur origine ethnique, religion, sexe, âge, orientation sexuelle, handicap ou n'importe quel autre facteur non pertinent.
Ce processus de sélection est ouvert aux candidatures internes et externes pour les personnes qui sont résidents et résidentes légaux ou ayant la citoyenneté du/de(s) Trinité-et-Tobago qui répondent à toutes les exigences essentielles énoncées ci-dessous, et dont les demandes ont été reçues au plus tard à la date de clôture. Veuillez noter que Haut-commissariat du Canada à Port of Spain, Trinité-et-Tobago ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.
Le gouvernement du Canada est un employeur qui respecte l'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. La retenue des candidats se basera sur le mérite, quel que soit leur origine ethnique, religion, sexe, âge, orientation sexuelle, handicap ou n'importe quel autre facteur non pertinent.
Qualifications essentielles
Les candidats et candidates seront initialement sélectionné(e)s en fonction des qualifications essentielles relatives à l’éducation, l’expérience et au profil linguistique. Leurs lettres de présentation et leurs curriculum vitae doivent clairement démontrer comment ils et elles répondent à chacune des qualifications essentielles.
Éducation :
Diplôme d'une université reconnue OU un équivalent acceptable grâce à la combinaison de l'éducation et de l'expérience de travail.
Profil linguistique :
Maîtrise de l'anglais (oral et écrit)
Expérience :
• Vaste expérience de la saisie de données.
• Expérience dans un poste offrant un service client en face à face.
• Expérience de la gestion de clients difficiles.
Exigences cotées
Les exigences cotées relatives aux connaissances, aptitudes et compétences seront également évaluées. Sans s’y limiter, les méthodes d’évaluation peuvent inclure un examen écrit, une entrevue orale en personne, à distance ou enregistrée, un jeu de rôle, des tests pratiques, une présentation et/ou un test psychométrique.
Connaissances :
- Connaissance générale du Canada;
- Connaissance et compréhension des services consulaires;
- Connaissance des processus et méthodes pour valider l'authenticité des documents relatifs à la naissance, la nationalité et la citoyenneté ;
- Connaissance des procédures et pratiques générales de bureau.
Capacités/compétences :
- Capacité à rédiger une correspondance commerciale efficace en anglais à l'aide de Microsoft Outlook et Microsoft Office ;
- Maîtrise des compétences informatiques, c'est-à-dire MS Office
- Capacité et volonté de faire des heures supplémentaires à court préavis, au besoin ;
- Capacité de voyager au pays et à l'étranger selon les besoins.
Qualités personnelles
- Adaptabilité et flexibilité – Adapte les tactiques
- Orientation client – Assume la responsabilité personnelle de corriger les problèmes des clients
- Communication interactive efficace – Adapte le langage au public
- Concentrez-vous sur la qualité et les détails - Vérifie son propre travail
- Maîtrise de soi – Gère efficacement les situations difficiles
- Travail d'équipe et coopération - Exprime les attitudes et les attentes positives de l'équipe ou des membres de l'équipe
Qualifications constituant un atout
- Capacité à lire, écrire et communiquer en français conversationnel
Besoins opérationnels
• Doit être en mesure de faire, à l’occasion, des heures supplémentaires sur court préavis;
• Doit être disponible pour accomplir occasionnellement des tâches en dehors des heures de travail normales (c.-à-d. les soirs et les fins de semaine).
• Heures de travail : Les heures normales de travail pour ce poste sont conformes au règlement de 37,5 heures/semaine pour les employés recrutés sur place. La personne retenue doit être disposée à travailler en soirée et à faire des heures supplémentaires, au besoin.
• Déplacements : Ce poste nécessite des déplacements occasionnels sur le territoire couvert par le Haut-commissariat du Canada à Trinité-et-Tobago
Conditions d’emploi
• Toutes les personnes nouvellement embauchées à compter du 6 octobre 2021 doivent être entièrement vaccinées contre la COVID-19 et attester qu’elles sont pleinement vaccinées contre la COVID-19 avant leur date d’entrée en fonction, à moins que des mesures d’adaptation ne leur soient accordées.
• Admissibilité à une cote de fiabilité du gouvernement du Canada, ce qui comprend une vérification des antécédents criminels et de crédit.
Notes importantes
Comment postuler :
- Seules les candidatures soumises via notre portail d’opportunités de carrière (https://www.wfca-tpce.com/fr/vacancyView.php?requirementId=4706 ) seront considérées.
- Les candidats et candidates doivent également télécharger leur CV et une lettre de présentation en anglais ou en français. Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés seront rejetés.
- Les candidats et candidates qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-WSHDC @ international. gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.
Notes importantes :
- Veuillez ne pas utiliser une tablette ou un téléphone cellulaire pour soumettre votre demande puisque les navigateurs mobiles ne sont pas supportés par notre portail. Les candidats et candidates devraient postuler uniquement en utilisant un ordinateur portatif ou de bureau.
- Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
- Les communications pour ce processus seront envoyées par courriel. Il incombe aux candidats et candidates de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.
- Les candidats et candidates doivent fournir une adresse courriel qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.
- Le Gouvernement du Canada ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
- Les résultats de ce processus de recrutement pourraient également être utilisés pour établir une liste d’admissibilité de candidats et candidates qualifié(e)s pour des ouvertures de postes similaires à la mission. Cette liste pourrait paraître dans les douze (12) mois suivant la fin de ce concours.
- Les candidats et candidates nécessitant une assistance spéciale afin de participer aux examens écrits et/ou aux entrevues, sont prié(e)s de nous en informer.
- Une vérification des références des candidats et candidates ayant réussi toutes les évaluations sera faite plus tard dans le processus.
- Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager et à soutenir les employés avec des besoins en matière d’adaptation.
High Commission of Canada
- 3 – 3A Sweet Briar Road, St. Clair, Trinidad, W.I.